エクセルを触る前の
作業準備のコツ

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2018-04-18 2018-05-11

  • キーワード
  • Excel
  • 時間短縮
  • 作業準備
  • 段取り

時間短縮のためのExcel作業の前準備として、依頼内容を確認して出来上がりのイメージを依頼者と共有するコツを初心者の方にもわかりやすく紹介します。

1.作業準備(段取り)

作業の準備とは段取りをするということで、時間短縮の効果は大きく、難しくなく誰でも簡単にできます。会社等の組織で資料作成は、上司や関連部門からの依頼が多いと思います。

但し、その指示が曖昧だったり、不明点が多く、見切り発車していませんか?依頼してくる方が何を作って欲しいのか深く考えてなかったり、思いを伝えるのが不得意な依頼者もいらっしゃいますね。 資料が完成してから依頼者に確認してもらうと、意図とは大きくかけ離れたものになっていたりして、大幅な修正が必要だったり、最悪の場合”ゼロ”からの作り直しになる場合もあります。

こんな目に合わない様に”事前に”依頼内容を整理し、必要な要素を明確にし、出来上がりの形態を整頓し、依頼者と完成形を共有できれば、修正が減ったり、最悪の作り直しなくなり、作業の時間が短くて済みます。 まず、依頼者のニーズを良く把握し、過去の会社のデータや情報資産、WEBなどで外部情報や参考情報を集めて、これらを元に出来上がりを手書きで図や表にしてみると、エクセルで作業を始める前に依頼者とイメージを共有することが出来ます。

1-1.段取りの流れ

依頼内容確認
(必要な情報を集めて出来上がりのイメージを膨らませる。紙に手書きで十分。)

確認ポイント[A]

様式作成
(中身の情報は参考に適当なもので「123」「あいう」などを入れておく。)

データ入力
(エクセル上でデータを入力する/見た目の装飾は最低限)

見た目調整
(見やすいように色付け、文字調整、区切り罫線)

確認ポイント[B]

完成
(印刷物を承認確認頂き、関係者へ配布等する)

上司に確認してもらうタイミングは早めがいいので、[A]の時点で確認して頂くのが良いでしょう。依頼者は、進捗状況を気にしていますので、早めに、確認することが大事です。

2.事前に確認したほうが良い内容(チェックリスト)

依頼者のニーズを把握する必要がある内容は、以下になります。

  • □ 資料を使う目的は?(説明資料、データベース)
  • □ いつまでに作成すればよいのか?(期限、納期)
  • □ 誰が見るのか?(社内・社外、特定・不特定、若者・高齢者)
  • □ 出力媒体は何か?(紙、電子媒体)
  • □ 用紙のサイズはA4?A3?(基本はA4)
  • □ ページ数は何枚までか?(基本は1ページに収める。文字高さは3.25mmが見やすい。)
  • □ 色はカラーかモノクロ(白黒)か?(カラーで作って印刷時にモノクロ化も可能))
  • □ 特に強調したいことはなにか?
  • □ レイアウトの割り付けはどうするのか?

3.イメージを図にしてみる

資料を作成する目的が理解出来たら、適当な用紙に手書きで良いので、仕上がりのイメージを簡単な図にしてみましょう。 作成する使用に必要な要素として、例えば1.タイトル、2.作成部門(作成者)、識別記号(管理番号)、版数(作成日)、表、図、グラフ、説明書き、等のレイアウトを決めましょう。

表は列の項目、行の内容を決めてから、作業に取り掛かるのが良いと思います。 列は時系列順に、行は分類順や大きさ順、等に並べると理解がしやすくなります。

図はエクセルでも簡単な物から複雑なものまで作れますし、WEB上から著作権フリーの物を探したり、手書きで作成したものをパソコンで取り込んだり、ペイントやPhotoshop等のアプリケーションを使用して作成するのも良いです。 要素ごとの順や関係性を意識して記号や線を使ってシンプルにポイントを取りまとめると良いでしょう。

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