エクセルでスッキリ伝わる
見やすい表の作り方

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2018-06-11

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エクセルで作った表を見やすくする10のポイント

全ての文字が同じ色、同じ大きさ、同じ書体、罫線も、同じ色、同じ太さ、同じ種類の"ベタ打ち"の表は見る気がしませんが、そんな表にチョット手を加えるだけで、見やすい表にできます。 この記事は、エクセルでスッキリ伝わる見やすい表の作り方10のポイントを、初心者さんにもわかりやすく丁寧に解説します。

Point1:ほど良い余白をあける

印刷するなら用紙はA4サイズが基本で、必ず表の周囲に余白を設ける事です。全く余白のない表は見て圧迫感があって疲れます。 用紙の周辺に余白があると、メモ書きがしやすく、使い勝手のよい、資料になります。

又、ファイリング時のパンチ穴を開ける事を考慮し、余白設定を1.5~2.0にしましょう。穴を開けない辺は0.5~1.0にします。 用紙の上下・左右のセンタリングも設定しましょう。片側に寄って変な余白があると気持ち悪いです。

Point2:内容に合った短いタイトルを付ける

文書にタイトルを必ず入れましょう。<>strongその表が何を表すのか、相手に誤解されないシンプルなタイトルを付けましょう。

人が瞬時に理解出来る文字の長さは12文字程度だと言われてます。 日本最大のポータルサイトであるYahoo!JAPANのトップページのトピックス(いわゆるヤフトピ)は最大13.5文字です。 一方、WEB界の巨人Googleが運営する広告(AdWords広告)も、見出しは標準で最大12文字、拡張で最大15文字です。

あなたの作る表のタイトルも"15字程度"を目安に決めましょう。この時文字が「漢字ばかり」「ひらがなばかり」とならない様にする事で読みやすくなります。 書式は、大き目の文字20ptで、ゴシック系(MSゴシック)、太字(ボールド)、目立つ場所(左上or上部中央)として下さい。

Point3:作成日を明記する

作成日や更新日を記載しましょう。年は"西暦"でYYYYと4桁で記載しましょう。もし和暦にするなら頭文字も一に"H30-5-10"と記載しましょう。 例えば20-10-30だと、平成20年なのか西暦2020年なのか迷います。 年の記載がなく"10月30日"や"10/30"や"10-30"の記載は、過去か現在か未来か不明確で、情報としてまったく役に立ちません。

Point4:列数は7個程度で時系列に

列方向に沢山の項目を盛り込みすぎもNGで、最大で7項目までに収めると人は理解が進みます。 所説ありますが、一週間が7日なのは、人間が一時的に覚えられる記憶は7つだからという話を聞いた事があります。多くても10項目までにするのが良いでしょう。 項目の順は、左から右へ(A列からZ列へ)時系列に並べましょう。左が古く、右ほど新しくです。 ストーリー性を考慮して、理解しやすい順にするのが大事です。

Point5:行の高さと順

罫線の無い場合の文書の行の高さは文字の高さの1.5倍程度が見やすいです。 エクセルで作る表には罫線が設定されるでしょうから、1.5倍に設定するのは難しいですが、程よい高さを設けるのが良いです。 エクセルのデフォルトの行の高さは「13.5pt」ですが、これでは少し窮屈なので、行の高さを広げ「18pt」程度にしましょう。 順は、大きさ順、あいうえお順、ランキング順など、あなたの伝えたい意図に沿った順番にしましょう。特に重要なものが上部に並ぶようにすることが大事です。

行の順番の並べ替えについては”並べ替え(ソート)のやり方”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

Point6:文字の大きさ(フォントサイズ)

文字の大きさは、高さが3.25mm以上ないと小さくて読みにくいです。高齢化社会を迎えるので目が悪い人が多くいることを考慮すると文字の高さは3.5mm以上を推奨します。

ちなみにExcelのフォントサイズの単位は「pt(ポイント)」ですが、これをmmに換算すると以下の様になります(これはワードやパワーポイントも同じです)。

1pt=1inch÷72≒0.3528mm

よって10pt以上に設定すれば見やすい文字の大きさになり、印刷時の縮小して用紙に納めることを考慮すれば11pt~12ptに設定するのがおすすめです。

 
pt表記mm換算
10pt3.528mm
11pt3.881mm
12pt4.234mm

Point7:文字の書体(テキストフォント)

文字フォントはゴシック系を選びましょう。特にタイトルや見出しの項目は、ゴシック系にしましょう。私は「MS UI GOTHIC」か「メイリオ」を選びます。 長文の場合は明朝系のフォントを選びますが、表中の文字としては読みにくいです。

フォント名にPが付いた"プロポーショナルフォント"は、印刷時のトラブルの元なので使わないようにしましょう。 理由はプリンタにP付きフォントがインストールされていないので、代替のフォントが使われてしまい印刷時に文字があふれて消えてしまう事象が発生します。

Point8:文字の揃え(天地・左右)

8-1.上下の揃え

全ての文字位置は、基本的に上下中央に揃えましょう。

8-2.左右の揃え

数値データの入ったセルは右寄せに、それ以外は左寄せ又は中央にしましょう。

列の見出しは中央揃えにします(必要によりテータ部合わせた揃えにする場合もある)。 行の見出しは他の見出しとの相互関係がわかるようにインデント(字下げ)します。

Point9:色数は3色まで

表の色合いはシンプルにしましょう。カラフルな表を作りがちですが、何色も使わず3色までにします。 データを入力した時点ですでに背景色"白"、文字色"黒"と2色使用しているので、後は1色です。この後1色は、目立たせたい重要な部分にアクセントカラーとして使います。 だた、後1色というのもなかなか厳しいので、黒色と白色の同系色"グレー"と、アクセントカラーと同系色の1色使っても見やすい表になるはずです。

アクセントカラーは赤色にするとか、同グループの情報は背景色を揃えると、見る人の理解を助けてくれます。 又、カラーでなく、モノクロ(グレースケール)で作ると、印刷時のコストも抑えられます。

9-1.色分けのポイント

  • 見出しは背景色にグレーやブラックを塗り、データ部と見分ける
  • 重要な部分は目立つ そうでもないところは目立たせない
  • 目に優しい色を使う
  • 見出しとデータの区別が明確になっている
  • 横に長い表の場合、1行毎に背景色を変えてある

Point10:表の枠線でメリハリをつける

罫線で表の内容を区別しましょう。太さや種類を変えると、表の構成が区別でき、理解しやすくなります。 外枠は太く、中枠は補足、小枠は点線、等、太いから細いへと構造をはっきりさせましょう。

太線>細線>点線

逆に簡単な表の場合は罫線引かず、文字の揃えによりシンプルに表現するのもオススメです。 人は罫線が無くても頭の中で情報の区切りを補間して認識できます。罫線が無い表はスッキリして知的な印象を与えられます。

10-1.テーブル機能は手軽だけど...

私はエクセルの"テーブル"機能は使いません。昔のエクセルには、テーブル機能は非搭載だったので、不要な機能だと思っています。 以前一度だけ試した事がありますが、分からずで、しかも使い勝手が悪くて、使うことを断念しました。

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