中級

エクセルで失敗せず
一回で指定の用紙に印刷し
資源を無駄にしないコツ


(約文字)

2018-10-01

Excelで時短する時の用紙印刷のコツ。

時間短縮の為のExcel作業で出来上がったデータを失敗なく一発で印刷し、内容を確認するコツを紹介します。

1.使用するフォントの種類

Excelファイルの作成し、印刷を前提にしている場合、文字のフォント(書体)は名前に「P」が付いたものは使わないようにしましょう。 その理由は、印刷時にセルから文字が溢れてしまい、####などの表示になってしまうことが多々あるからです(例えば、「MS Pゴシック」「MS P明朝」)。

P付きの”プロポーショナルフォント”

プロポーショナルフォントとは、文字によって文字幅が不均一のフォントです。例えば、

  • MS Pゴシック体
  • MS P明朝体

等の、Pが付くフォントです。

Pが付かない”等幅フォント”

等幅フォントとは、全ての文字幅が均一のフォントです。例えば、

  • MS ゴシック体
  • MS 明朝体

等の、Pが付かないフォントです。

印刷時にセルから文字が溢れる原因

印刷時にセルから文字が溢れてしまう原因は、エクセルのファイル上で”P付きのフォント(プロポーショナルフォント)”を指定しているからです。

P付きのフォントとP無しのフォントの違い

内容と文字サイズが同じ文字列を、P付きのフォントとP無しのフォントに設定して、並べて比較してみると、下図の様にP無しのフォントの方が幅が広くなることがわかると思います。

P付き(プロポーショナルフォント)とP無し(等幅フォント)の幅の違い

上の図の様に、各上段のP付きのフォントは、下段のP無しのフォントより、文字の幅が細くてスタイルが良い為、”プロポーショナルフォント”と呼ばれてます(Proportionの意味は、割合、比例、均整、調和、釣合い等の意味があります)。

P付き(プロポーショナルフォント)とP無し(等幅フォント)の幅の違いが判るエクセルファイルです。ダウンロードしてご自身のパソコン等で確認してください。

ダウンロード

パソコンとプリンタの搭載フォントの違い

エクセル上で文字のフォントをP付に設定している場合、パソコン画面上ではP付きフォントで表示されます。これはパソコンにP付きフォントが搭載しているので(インストールされている)表示できます。

一方、プリンタにはP付きフォントが搭載されていないので(インストールされていない)表示することができず、代替のフォントとしてP無し(等倍フォント)が使用されます。

P無しフォントはP付フォントより幅が広いので、プリンタで印刷する場合は、文字が広がってセルからあふれて、文字が切れて印刷されてしまうのです。

機器パソコンプリンタ
書体MS PゴシックMS ゴシック(代替先)
文字幅不均一(プロポーショナル)均一(等幅)
文字溢れ×(溢れる)○(溢れない)

この様な理由により、エクセルファイルを印刷する場合は、使うフォント(書体)を「MSゴシック体」や「MS明朝体」のP無しのフォント(等倍フォント)を使いましょう

2.印刷設定のコツ

印刷範囲を指定する

印刷したい範囲を選んで、印刷範囲を指定することで、必要な部分が印刷できる設定が出来ます。最低限の以下の手順で印刷範囲を設定をしてください。

マウスをドラッグして印刷したい範囲を選択>ページレイアウト>ページ設定>印刷範囲>印刷範囲の設定

印刷プレビューを見る

環境にやさしくエクセルを利用したいと思われるでしょう。又、無駄な用紙やインクの使用を無くしたいとも思われるでしょう。そこで実際に印刷する前に「印刷プレビュー」をシッカリと確認します。 以下の操作で印刷プレビューになります。

ファイル>印刷>印刷プレビュー画面が表示される

印刷プレビューで確認するポイント

印刷プレビューでは意図したページ数に入りきっているか配置のバランスはどうかを確認しましょう。

問題なければそのまま用紙に印刷してOKですが、次の問題があるなら設定を調整しましょう。

1ページに収まっていない

1ページに収まっていない場合はスクロールバーが表示され、2ページ以上にまたがり印刷される状態になっています(1ページに収まっている場合はプレビュー画面の右側にスクロールバーが表示されません) 1ページに収めるには”縮小して印刷する設定の必要があります。

文字などが小さすぎる

文字や画像やグラフなどが小さすぎて見えない場合、周りにスペースがあるなら、ぎりぎりまで拡大して印刷する設定をする必要があります。 周りにスペースがないなら、2ページに分割して印刷するか、不要な内容を削除するか、不要な内容を非表示にして1ページに収める必要があります。

内容が上下左右に寄っている

印刷したい内容が上、下、左、右のどちらかによって、変な余白が発生している場合は、内容を中央に寄せる設定が必要になります。

3.A4用紙1ページに収める

ビジネスで使用する文書はA4の1ページに収まるようにするのが一般的です。以下の方法でA4一枚におさまるようにします。

ページレイアウト>ページ設定>

ページタブ

拡大縮小印刷は、次のページ数に合わせて印刷:横”1”×縦”1”に設定し、用紙サイズを”A4”に設定することで、A4用紙1枚に収まるようにします。

余白タブ

余白は、上”15”、下”15”、左”15”、右”15”に設定し、ページ中央に関して水平”チェックON”、垂直”チェックON”に設定することで、程よく上下左右に余白が設けられ、用紙の中心に内容が印刷されます。 パンチ穴を開けてファイリングしたい資料は、印刷の向きに合わせて、縦なら左の余白を、横なら上の余白を、大きめにとれば(大体20~25程度)、パンチ穴で内容が見えなくなるとか、ファイリングで中身が見にくいということがありません。

ヘッダー/フッタータブ

ヘッダーフッタータブの設定方法は、エクセルでページ数やページ番号を印刷する方法又はエクセルのヘッダーとフッターに任意の情報をプリントする方法を参照してください。

シートタブ

とても縦に長いデータベースの様な資料を印刷する時に、行のタイトルを共通の見出しにしたい場合に、タイトル行を”$1:$1”のように指定することがありますが、通常印刷する時に、このシートタブを触る事はありません。

4.プリンタがA3サイズ未対応の場合

A3サイズに印刷したいけど、保有しているプリンタの用紙サイズが最大A4サイズ(297*210mm)で、A3サイズ(420*297mm)に対応できない場合、コンビニのプリンタを使うことでA3サイズを印刷することが可能です。 又、インクが無くなったけど直ぐ印刷したい、遠くにいる人に今すぐ資料を見せたい、など、様々なプリントのニーズに低価格で答えてくれる便利なサービスなので、皆さんも有効に活用するといいでしょう。

  • PDF、JPEG、Officeファイル(Word/Excel/PowerPoint)に対応しています。
  • 2018年9月13日現在、一枚当たりの印刷料金は以下の設定です。
用紙セブンローソンファミマ
A4サイズ
(297*210mm)
白黒(グレースケール)20円20円20円
カラー60円60円60円
A3サイズ
(420*297mm)
白黒(グレースケール)20円20円20円
カラー100円100円100円

※完全に横並びな価格設定www

セブンイレブン

セブンイレブン:ネットプリントサービス

出張や外出先の営業マンに文書を渡したい。そんな時に役に立つのがネットプリントです。A3サイズの大きな原稿の出力もOK。ご自宅にプリンターがない方もこれで簡単にプリントできます。

ローソン

ネットワークプリント用のウェブサイトに文書や画像を登録すれば、お店のマルチコピー機でプリントすることができます。PDFファイルやJPEGファイルだけでなく、Officeファイル(Word/Excel/PowerPoint)もプリントも可能です。 スマートフォンからもアップロードしてプリントアウトできます。(専用のアプリケーション「ネットワークプリント」が必要です。)

ローソン:ネットワークプリントサービス

ファミリーマート

ファミリーマート:ネットワークプリントサービス

インターネットを使って、文書や写真をプリントできます。※一部設置されていない店舗があるようです。

この記事は以上です。最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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