初級


エクセルで表の作り方
(初心者さん向け簡単な使い方)


(約文字)

2016-02-24 2019-06-14

  • Keyword
  • Excel
  • 作り方
  • 初心者
  • 使い方
エクセルで表の作り方。初心者さん向け簡単な方法。

表の作り方 初心者さん向けの簡単な使い方を解説

この記事は、エクセルによる「早くて」「簡単な」表の作り方を解説します。

Excelで表を作るとき「どんな手順で進めるの?」「何から始めればいいの?」「枠に線を引く方法は?」とお悩みの初心者さんは多いです。

まず完成形をイメージして頂き、次に基本な手順を紹介し、更に詳細の手順を図や画像を沢山用いて解説、こんな順番で説明します。

かなり長文ですが、手順どおり表を作れば、誰でも必ずエクセルで表の作り方がわかるようになります。

1.【準備】表の完成イメージ(例:成績表)

このページを見ている方はエクセル初心者さんだと思います。今回は”成績表”を例にエクセルの表の作り方を解説します。

まずは完成形をイメージしてください。この表が作り方がわかれば、色々と応用が出来るようになります。

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

私が隣でレクチャーすれば一時間程度で教えられる内容です。一人でも操作に慣れれば15分程度で作れるでしょう。

2.【基礎】エクセル初心者の表の作り方と使い方

エクセルで表の作り方は大きく分けて次の「5つ」の手順になります。

【手順】①新規ブックを作成する

はじめにまっさらなブックを作る(新しくノートを準備する/買う)。

【手順】②セルに値や計算を入力する

次に「タイトル」と「見出し」と「値」と「合計と平均を求める計算式」を入力します。

【手順】③表を装飾する

データが入力できたら次は表の見た目を整える(「見やすく」「伝わりやすく」)。

【手順】④用紙に印刷する

装飾できたら次は表を用紙に印刷する(A4サイズが基本、用紙にピッタリとバランスよく)。

【手順】⑤データを保存する

表が印刷出来たら最後に表のデータを保存する(探しやすく、適切な場所に、適切な名前で)。

それでは具体的な表の作り方の手順を解説していきましょう。

3.【手順】①エクセルで新規ブックを作成する

まず、まっさらなブックを作ります。これは新しいノートを準備することに似ています。パソコン上ではファイルの拡張子がxlsxと表示されます(パソコンの設定によってはxlsxは表示されません)。

3-1.エクセルを起動し、新規ブックを作成する

まずはエクセルを起動します。”X(エックス)”のマークが付いた緑色のアイコンがエクセルのアプリケーションです。これをクリックします。

お使いのパソコンの環境によっては「デスクトップ」上や、画面下の「タスクバー」にエクセルのアイコンがあるかもしれません。どれをクリック又はダブルクリックしてもエクセルが立ち上がります。

エクセルを起動する

エクセルが起動したら、空白のブックを作成します。これは例えると”まっさらなノート”みないなものです。

スタート画面には「空白のブック」以外にも以下のさまざまな様式が表示されていると思います。

  • ピボットテーブル入門
  • ピボットテーブルをさらに活用する
  • 数式のチュートリアル
  • トーナメント表16チーム
  • 基本フローチャートのプロセス
  • 学生のスケジュール
  • 学校用カレンダー(任意の年)
  • 季節のイラスト付きの万年カレンダー
エクセルでまずは新規ファイル(空白のブック)を作成する

「空白のブック」はとても取り扱いがしやすく、ここから何でも作れます。今後、何かの表を作る場合には、この「空白のブック」を選択しましょう。

「空白のブック」を作成すると、空白のシート(Sheet1...)が1つ以上含まれています。最新のExcel2019では1つのシート”Sheet1”が含まれます。

新しいブック作成時に含まれるシートの枚数をエクセルのオプションから変更することが可能です

ファイル>オプション>全般>新しいブックの作成時>ブックのシートの数

新規ファイルにはシートが含まれる。挿入、移動、コピー、削除は、シート名を右クリックからのメニューで出来る。

エクセルの”ブック”は、パソコン上(正確にはOS上)では、一つの”ファイル”として扱われます。

シートの”挿入(追加)”、”削除”、”移動”、”コピー(複写)”は、シート名を右クリックすればメニューが出ます。

4.【手順】②エクセルでセルに値や計算を入力する

空白のブックに空白のシート(Sheet1)が準備できたら、「タイトル」と「見出し」と「値」と「合計と平均を求める計算式」を入力して行きます。

表の見た目を変えるのは、次の”【手順】③エクセルで表を装飾する”で行います。

4-1.タイトルを入力する

タイトルは一番左上のセル(A1)に入力します。

良いタイトルは「タイトルを読めば内容が一目でわかる短すぎず、長すぎない文字列」です。

  • ×:テスト集計
  • ○:3年B組 2020年1学期 中間テスト集計
タイトルを入力

「セル」とは四角いマス目のことで、エクセルで一番小さい単位です。大きい方から順に以下の構造をしています。

ブック(ファイル)>シート(ワークシート)>セル(マス)

「セル」の中には「数字」「かな」「カナ」「英字」「文章」「数式」「関数」などが入力できます。

ひとつのブックは複数のシートからなり、ひとつのシートは複数のセルからなります。

4-2.見出しを入力する

タイトルの入力が出来たら、2行目に「見出し(項目名)」を入力しましょう。

見出しは各列の内容を表すキーワードを入れましょう。

ポイントは他の列のワードと被らないように言葉を選びましょう。

見出しを入力する

4-3.値を入力する

見出しが入力できたら、次は値を入力します。

コツは横方向(各個人毎に)に入力していくと間違いが少ないです。

順番は、50音順に入力していく必要はありません。

後から「並び替え(ソート機能)」を使えば、一瞬で”あいうえお順(昇順)”や”おえういあ順(降順)”に並び替えが出来ます。

値を入力

カーソルを別のセルに移動する方法ですが、キーボードの右側にある【Enter】キーを押せば「下のセル」に移動し、キーボードの左側にある【Tab】キーで「右のセル」に移動します。

【Enter】でセルを移動する方向は、「上」「下」「左」「右」の中から任意に設定が可能です(デフォルト設定では「下」になっていると思います)。

[ファイル]>[オプション]>[詳細設定]>[Enterキーを押したらセルを移動する]オン>[方向]を「上」「下」「左」「右」から選択する>[OK]ボタン

エンターキーを押したら、セルを移動する方向を上下左右から選択する

4-4.合計や平均値を計算する

各セルに値の入力が終わったら次は計算式を入力します。

この計算式はエクセルにはじめから用意されているさまざまな「関数」を使うのが便利です。

今回は合計と平均値を求める2つの関数を使います。

エクセルの関数は”半角文字”で指定するのが基本ですが、引数に「かな」「カナ」「漢字」を指定する時は”全角文字”を使います。

もしエラーメッセージが表示されたら、エラー毎に原因を探って対応しましょう

4-4-1.SUM関数

SUM関数」を入力しましょう。

SUM関数は、指定したセル範囲の合計が自動で計算される関数です。

まずは青木さん5教科の合計を求めます。以下の式をG3セルに入力します。

=SUM(B3:F3)

これで青木さんの5教科の合計点が自動で計算されます。

教科の合計点をSUM関数で計算する

次に、クラス全員(5人)の”国語”の合計点を求めまます。以下の式をB8セルに入力します。

=SUM(B3:B7)

これでクラス全員(5人)の”国語”の合計点が自動で計算されます。

青木さん以外の合計点と、国語以外の合計点を求めていませんが後でコピーしますので、今はこれでOKです。

クラス全員の合計点をSUM関数で計算する

4-4-2.AVERAGE関数

次に「AVERAGE関数」を入力しましょう。

AVERAGE関数は、指定したセル範囲の平均が自動で計算される関数です。

まずは青木さん5教科の平均を求めます。以下の式をH3セルに入力します。

=AVERAGE(B3:F3)

これで青木さんの5教科の平均点が自動で計算されます。

教科の平均点をAVERAGE関数で計算する

次に、クラス全員(5人)の”国語”の平均点を求めましょう。以下の計算式をB9セルに入力します。

=AVERAGE(B3:B7)

これでクラス全員(5人)の”国語”の平均点が自動で計算されます。

青木さん以外の平均点と、国語以外の平均点を求めていませんが後でコピーしますので、今はこれでOKです。

クラス全員の平均点をAVERAGE関数で計算する

4-4-3.SUM関数とAVERAGE関数を他のセルにコピーする

ここからは計算式の入力の仕上げです。

入力したSUM関数とAVERAGE関数をコピーし他のセルに貼り付けます。

例はセルに色を付けてあります(あなたは色を付ける必要はありません。

計算式を入力
コピー元のセル番地
セルを選んでから【Ctrl】+【C】
貼り付け先のセル番地
セルを選んでから【Ctrl】+【V】
B8C8、D8、E8、F8
B9C9、D9、E9、F9
G3G4、G5、G6、G7、G8、G9
H3H4、H5、H6、H7、H8、H9

4-4-4.コピー&貼り付けされた関数に指定した引数の参照先

「関数」をコピー&貼り付けを実行すると、参照しているセル番地が自動で調整されます。

今回は相対的に調整されます。これはエクセルの数式や関数の肝となる機能で、必須の知識です。

「参照」には3種類あり互いに関係しています。

この「相対参照」以外にも「絶対参照」や「複合参照」の3種類があり、各々は互いに関係しています。

  • 相対参照:参照セルは全く固定されない
  • 絶対参照:参照セルが完全に固定される
  • 複合参照:参照セルが半分だけ固定される

今は気にしなくていいですが、特に絶対参照をマスターし、脱初心者を目指してください。

5.【手順】③エクセルで表を装飾する

エクセルに値や数式が入力できました。次は装飾して表の見た目を整えます。

芸術作品ではなく仕事で使う資料ですから「見やすさ」「伝わりやすさ」を重視して装飾しましょう。

5-1.表に枠線(罫線)を引いてデータを区分けする

表の枠線(エクセルでは”罫線”と呼びます)を引きたい範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

罫線を引きたい範囲を選択する

次に、内側に細い罫線を指定します。

[ホーム]> [罫線]>[格子]

内側に細い罫線を引く

選択範囲はそのままで、外側に太い罫線を指定します。

[ホーム]> [罫線]>[外枠太線罫]

外側の太い罫線を引く

これで罫線が引けました。

5-2.見出しを目立たせる

次は、データと区別するために見出しを目立たせましょう。

見出しの範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H2セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]>[左手で【Ctrl】を押しながらA2セルをクリック]>[A9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

出しの範囲を選択

次に、見出しを装飾します。

  • 文字の中央揃え
  • 太文字(Bold)
  • 塗りつぶしの色(基本色25%)
  • フォントの色(白)を設定)
見出しを装飾

5-3.データの小数点やカンマなどの書式を整える

合計値や平均値との区分け線を追加します。

5-3-1.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

先ず、横罫線を引きましょう。A7~H8セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_横

5-3-2.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

次に、縦罫線を引きましょう。F2~G9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_縦

5-3-3.集計部の小数点位置を設定

次に、小数点位置を揃えます(小数点以下第一位まで表示)。A9~H9セルとH3~H9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[表示形式]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加

5-4.作った表の目的や主旨であるタイトルを目立たせる

タイトルにする範囲(セルA1~H1)を選択します。

表の横幅と同じ範囲を選択するのがコツです。

タイトルにする範囲を選択

選択できたら、

[ホーム]>[セルを結合して中央揃え]

これで複数のセルがひとつのセルに結合され、文字が中央に揃います。 更に[フォント]を大きくして目立たせましょう(20ポイント程度がおすすめです)。

フォントを大きくする

5-5.セルの高さや幅を調整し程よいスペースを設ける

シートの全セルを選択します。A列の左、1行目の上にある[▲]をクリックすると全セルが選択できます。

全セルを選択する

A列とB列の間にある線をつかんでドラッグし、列の幅を調整する(幅10.00(85ピクセル))。

列の幅を調整する

1行目と2行目の間にある線をつかんでドラッグし、行の高さを調整する(幅25.50(34ピクセル))。

行の高さを調整する

5-6.文字のフォントやサイズを適切に設定する

フォントも見やすいものを設定しましょう。明朝系は細くて癖があり見にくいので、ゴシック系を設定しましょう。個人的なおすすめは「MS UI Gothic」「メイリオ」です。

フォントを設定する

フォント名にPが付いた書体(例えば、”MS Pゴシック”、”MS P明朝”)を選ぶのはやめましょう。

印刷時に文字がセルからはみ出し、印刷されない/印刷が消えるなどのトラブルが発生します。

原因は、プリンターにPが付いた書体が未登録なので、代わりの書体が選ばれ思ったような印刷結果になりません。

私も初心者の頃は、セル幅を調整したり、文字サイズを小さくしたりを何度も繰り返していました。

ある時、問題の解決方法を知り、それからはP付きフォントを使うのを一切やめました。

6.【手順】④エクセルで用紙に印刷する

ここまででエクセル上で表が完成しました。次は、完成した表を用紙に印刷しましょう。

仕事で使う資料はA4サイズが基本ですので、用紙にピッタリとバランスよく印刷できるよう設定しましょう。

設定は、表の大きさや文字の大きさ、上下左右の余白のバランス、ファイリング用のパンチ穴を考慮しましょう。

6-1.印刷範囲の設定

まずは、印刷したい範囲を選択します。

[印刷する範囲を選択]>[ページレイアウト]>[印刷範囲]>[印刷範囲の設定]

印刷範囲の設定

印刷範囲が未設定の場合は、データが入力されているセルが印刷範囲に設定されます。

6-2.ページ設定

ページ設定のメニューは以下のボタンをクリックすると出てきます。

ページ設定

[ページ]>[印刷の向き][拡大縮小印刷]を設定します。

[ページ]タブ

[余白]タブで[上下左右]の余白を設定し、[ページ中央]の水平/垂直にチェックします。

[余白]タブ

6-3.印刷プレビューと調整

印刷ボタンで印刷プレビューと確認します。

印刷プレビューを確認

印刷プレビューを見ながら調整します。

印刷を調整

6-4.印刷

印刷ボタンを押すとプリントアウトされます。

プリントアウト

プリンターが使えるように、プリンタの電源ON、パソコンとプリンタの接続、パソコンへのプリンタドライバーのインストールが必要です。

7.【手順】⑤エクセルでデータを保存する

エクセルで作成した表が印刷出来ました。最後の締めくくりとして、データを保存しましょう。

後から探しやすいように、適切な場所に、適切な名前を付けて、ファイルを保存しましょう。

7-1.名前を付けて保存

[ファイル]>[名前を付けて保存]>[場所][ファイル名]を指定

名前を付けて保存

ここでは探しやすいように保存場所は「デスクトップ」、ファイル名は「エクセルで簡単に表を作る手順.xlsx」としています。

実際にはデスクトップ以外の「ドキュメント」の中に業務名の付いたフォルダを作り、印刷した資料からファイル名が推測し易い「YYYYMMDD_タイトル名.xlsx(日付+文書タイトル+拡張子)」と名前を設定すると、後で探す時間が省けて便利です。

パソコンの設定で見えない場合もありますが、ファイル名の後ろの「拡張子」は「.xlsx」です。古いエクセルで作ったものは「.xls」です。

8.【完成】表が完成しました

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

説明に使ったサンプルファイルを用意しましたのでダウンロードしてご自分のパソコンで確認してください。

基本的な表の作り方がわかりましたら、次はエクセルでよく使う関数の使い方を覚えて、様々な表が作れるようになりましょう。

9.まとめ

この記事では、エクセルで表の作り方を、以下の「5つ」の手順に分けて説明してきました。

エクセルで表の作り方の手順は「①新規ブックを作成する」→「②セルに値や計算を入力する」→「③表を装飾する」→「④用紙に印刷する」→「⑤データを保存する」が基本でした。

かなり長い説明になってしまいましたが、この手順どおり進めれば誰でも作れるはずです。

ご理解いただけましたでしょうか?

次は、あなたが実際にエクセル上で実際に作業してみて下さい。 自分の手を動かすことが、パソコンスキル向上の近道です。

この記事は以上です。