初級


エクセルで表の作り方
(初心者さん向けの早くて簡単な方法)


(約文字)

2016-02-24 2019-03-18

エクセルで表の作り方。初心者さん向け簡単な方法。

この記事では、エクセルで表を作る「早くて」「簡単な」方法を解説します。 Excelで表を作るとき「どんな手順で進めるの?」「何から始めればいいの?」「枠に線を引く方法は?」とお悩みの初心者さんをターゲットに作ったページです。

説明の順は以下の目次のとおりですが、まず完成形をイメージして頂き、次に基本な手順を紹介し、更に詳細の手順を図や画像を沢山用いて解説。こんな感じす。 かなり長い説明になっていますが、エクセル上でこの手順どおりに実際に表の作成を進めれば、だれでも必ずやエクセルで簡単な表が作れるようになるはずです。

1.完成イメージ(成績表)

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

このページを読まれる方はエクセルの初心者の方だと思いますので、誰でも見たことがありそうな表を例に、エクセルで表を作る基本的な操作を覚えましょう。 エクセルで表を作成する簡単な手順を説明する前に、まずは完成形がこんな表になるとイメージしてください。これが作れるようになれば、応用で色々作れてしまいます。

今回は”成績一覧表”の作り方を例に説明します。 この表は、エクセルに慣れれば真っ白な状態から15分程度で作成できるレベルです。 私が隣でレクチャーしながらであれば60分で教えられる内容です。

2.表を作る基本的な手順

エクセルで表を作成する手順は、大きく分けて「5つ」になります。

  • [手順①]新規ブックを作成する
  • [手順②]セルに情報を入力する
  • [手順③]見た目を装飾して整える
  • [手順④]用紙に印刷する
  • [手順⑤]データを保存する

3.[手順1]新規ブックを作成する

まずはまっさらなブック(パソコン上ではxlsxファイル)を作ります。これは新しいノートを準備することに似ています。

3-1.エクセルを起動し、新規ブックを作成する

まずはエクセルを起動します。”X(エックス)”のマークが付いた緑色のアイコンがエクセルのアプリケーションです。これをクリックします (お使いのパソコンの環境によっては「デスクトップ」上や、画面下の「タスクバー」にエクセルのアイコンがある場合もあります。どれをクリックしてもエクセルが起動します)。

エクセルを起動する

エクセルが起動したら、空白のブック(これを例えると”まっさらなノート”みないなもの)を作成します。 スタート画面には「空白のブック」以外にも以下のさまざまな様式が表示されていると思います。

  • ピボットテーブル入門
  • ピボットテーブルをさらに活用する
  • 数式のチュートリアル
  • トーナメント表16チーム
  • 基本フローチャートのプロセス
  • 学生のスケジュール
  • 学校用カレンダー(任意の年)
  • 季節のイラスト付きの万年カレンダー

「空白のブック」は”まっさらで白いノート”なので、とても取り扱いがしやすくここからなんでも作れます。 今後、エクセルで何かの表を作る場合には、この「空白のブック」を選択するのが基本です。

新規ファイル(空白のブック)

「空白のブック」を作成すると、空白のシート(Sheet1...)が1つ以上含まれているはずです。最新のExcel2019では1つのシート”Sheet1”が含まれます。 新しいブック作成時に含まれるシートの枚数をエクセルのオプションから変更することが可能です (ファイル>オプション>全般>新しいブックの作成時>ブックのシートの数)。

新規ファイルにはシートが含まれる。挿入、移動、コピー、削除は、シート名を右クリックからのメニューで出来る。
  • エクセルの”ブック”は、パソコン上(正確にはOS上)では、一つの”ファイル”として扱われます。
  • シートの”挿入(追加)”、”シートの削除”、”シートの移動”、”シートのコピー(複写)”は、シート名(この場合、「Sheet1」or「Sheet2」or「Sheet3」)をマウスで右クリックすればメニューが出てきます)。

4.[手順2]セルに情報を入力する

空白のブックと空白のシート(Sheet1)が準備できたら、「タイトル」と「見出し」と「値」と「合計と平均を求める計算式」を入力します。 表の見た目は、次の”[手順3]見た目を装飾して整える”ので、ここでは装飾は不要です。

4-1.タイトルを入力する

タイトルは一番左上のセル(A1)に入力しましょう。良いタイトル「タイトルを読めばその内容が一目でわかるような短すぎず長すぎない文字列」です。

  • ×:テスト集計
  • ○:3年B組 2020年1学期 中間テスト集計
タイトルを入力

(ちなみに「A列」と「1行目」を印刷時の余白として使う方がいますが、それは”エクセル初心者だなぁ”と思われてしまいます。余白はページ設定から行うのが一般的です。)

「セル」とはエクセルの四角のマスのことです。エクセルで管理されている一番小さい単位がセルです。 この中に数字、かな、カナ、英字、文章、計算(数式や関数)などが入力できます。

エクセルの構造は大きい方から以下のような順になっています。
ブック(ファイル)シート(ワークシート)セル(マス)

ひとつのブックは複数のシートからなり、ひとつのシートは複数のセルからなります。

4-2.見出しを入力する

タイトルの入力が出来たら、その下の行(2行目)に「見出し(項目名)」を入力しましょう。 見出しは各列の内容を表すキーワードを入れましょう。他の列のキーワードと被らないように選んでください。

見出しを入力する

ちなみに「行」は横方向のかたまり(1行、2行、3行、4行...)、「列」は縦方向のかたまり(はA列、B列、C列、D列...)です。 この「行」や「列」にはエクセル上の限界で限りがあります。しかし初心者のうちは、まったく気にする必要はないかなり大きな表が作れますので、安心してください。

蛇足ですが、最大の行数と最大の列数を確認するには、以下の方法(これは”ショートカットキー”と言います)で確認できます。

空白のシートで[A1セルを選択]>【Ctrl】+【→】キー>【Ctrl】+【→】キー

これでシートの一番右下のセルが選択されます。

シートの一番右下のセル

番地”XSD1,048,576”がひとつのシートの中の一番”右下”のセル番地です。

行と列に関しては”行列どっち?行数限界と列数限界”の記事で詳しく解説しています。

念のため説明しておきますが、一番左上の”A1セル”に戻るショートカットキーは、以下になります。矢印キーだけでセルひとつずつ戻ろうとすると日が暮れますよwww

【Ctrl】+【←】キー>【Ctrl】+【↑】キー

4-3.値を入力する

一行目に見出しが入力できたら、次は実際の値(データ)を入力します。コツは横方向(各個人毎に)に入れると間違いが少ないです。

生徒を並べて置く順番ですが、画像の様に名前の順(50音順)に並べておく必要は一切ありません。 後からエクセルの機能「並べ替え(ソート)」を使えば、一瞬で”あいうえお順”に並び替えが出来てしまいます。 (パソコンの性能にも寄りますが、最近のパソコンであれば、瞬きしてしまうと見逃してしまう時間で並び替えできます。 もし並び替えに数秒かかるなら、新しいパソコンの購入をおすすめします。 エクセルに充分なおすすめのノートパソコンのスペックの記事を参照してください。)

エクセルの並べ替え(ソート)機能については”ソートのやり方、行の並び替え”の記事で詳しく解説しています。

値を入力

カーソルを別のセルに移動する方法ですが、キーボードの右側にある【Enter】キーを押せば「下のセル」に移動し、 キーボードの左側にある【Tab】キーで「右のセル」に移動します。

【Enter】でセルを移動する方向は、「上」「下」「左」「右」の中から任意に設定が可能です(デフォルト設定では「下」になっていると思います)。

[ファイル]>[オプション]>[詳細設定]>[Enterキーを押したら、セルを移動する]オン>[方向]を「上」「下」「左」「右」から選択する>[OK]ボタン

またこのオプションは【Enter】を押したときにセルを移動しないように設定することも出来ます。 普段そんな使い方をすることはありませんが、エクセルを使用中にEnterキーを押してもカーソルが移動しない場合は、 このオプションのチェックが外れているかもしれませんので、確認してみてください。

エンターキーを押したら、セルを移動する方向を上下左右から選択する

4-4.合計や平均値を計算する

各セルに値の入力が終わったら次は計算式を入力します。この計算式はエクセルにはじめから用意されているさまざまな「関数」を使うのが便利です。

エクセルに用意されている関数については”Excel関数リスト”の記事で詳しく解説しています。

今回は合計を求める「SUM関数」と、平均値を求める「AVERAGE関数」を使います。

  • エクセルの関数は半角英数字で入力してください(一部、引数に日本語を使う場合は、全角文字を使う場合がありますが、基本は半角文字の英字か数字です。英字は大文字でも小文字でもどちらでも大丈夫ですが、小文字で指定しても入力確定時に大文字に自動で変換されます)。

4-4-1.SUM関数

それではまず初めに「SUM関数」を入力していきましょう。SUM関数は、あなたが指定したセル範囲の合計が、エクセルによって自動で計算される関数です。

具体的な入力ですが、各生徒ごとの5教科の合計点を求めるために、まずは青木さんの合計を求めるために以下の計算式をG3セルに入力します。

=SUM(B3:F3)

これで青木さんの5教科の合計点が自動で計算されます。

教科の合計点をSUM関数で計算する

もし思ったような答えが求められない場合は入力した計算式が間違えている可能性が高いです。こんなとき大事なのは”あせらない”ことです。 テンパってせっかく入力した計算式を消したりせず、一呼吸し落ち着いて、表示された文字を見ましょう。 英語でエラー的な文字が表示されていれば、それぞれ対処方法はありますので、表示されたエラーごとにその原因を探って対応しましょう。

エラーについては”エクセル上で起こるさまざまな問題やエラー”の記事で詳しく解説しています。

次に、クラス全員(5人)の”国語”の合計点を求めましょう。以下の計算式をB8セルに入力します。

=SUM(B3:B7)

これでクラス全員(5人)の”国語”の合計点が自動で計算されます。

まだ青木さん以外の他の人の合計点と、国語以外の他の教科の合計点を求めていませんが、ふたつ先のステップでコピー&貼り付けしますので今はこれでOKです。

クラス全員の合計点をSUM関数で計算する

SUM関数の説明がもっと知りたい場合は”SUM関数”の記事で詳しく解説しています。

4-4-2.AVERAGE関数

それでは次に「AVERAGE関数」を入力していきましょう。AVERAGE関数は、あなた指定したセル範囲の平均値が、エクセルによって自動で計算される関数です。

具体的な入力ですが、各生徒ごとの5教科の平均点を求めるために、まずは青木さんの平均を求めるために以下の計算式をH3セルに入力します。

=AVERAGE(B3:F3)

これで青木さんの5教科の平均点が自動で計算されます。

教科の平均点をAVERAGE関数で計算する

次に、クラス全員(5人)の”国語”の平均点を求めましょう。以下の計算式をB9セルに入力します。

=AVERAGE(B3:B7)

これでクラス全員(5人)の”国語”の平均点が自動で計算されます。

まだ青木さん以外の他の人の平均点と、国語以外の他の教科の平均点を求めていませんが、ひとつ先のステップで計算式をコピー&貼り付けしますので今はこれでOKです。

クラス全員の平均点をAVERAGE関数で計算する

AVERAGE関数については”AVERAGE関数”の記事で詳しく解説しています。

4-4-3.SUM関数とAVERAGE関数を他のセルにコピーし貼り付ける

計算式の入力の最後です。入力したSUM関数とAVERAGE関数をコピーして他のセルに貼り付けます。 例では見やすく間違えないようにセルに色を付けてあります(みなさんは色を付ける必要はありません)。同じ色のセルに貼り付けてください。

計算式を入力
コピー元のセル番地
セルを選んでから【Ctrl】+【C】
貼り付け先のセル番地
セルを選んでから【Ctrl】+【V】
B8C8、D8、E8、F8
B9C9、D9、E9、F9
G3G4、G5、G6、G7、G8、G9
H3H4、H5、H6、H7、H8、H9

この計算式(今回は「SUM関数」と「AVERAGE関数」)のコピー&貼り付けを実行すると、関数で参照しているセル番地が自動で調整されます。 今回は特に何も指定していないので、相対的に参照先がかわるように調整されています。 これを「相対参照」と呼び、エクセルの数式や関数の肝となる機能であり、絶対理解しなければならない知識です。

この「相対参照」以外にも「絶対参照」や「複合参照」の3種類があり、各々は互いに関係しています。 簡単に説明すれば「相対参照」は完全に固定なし、「絶対参照」は完全に固定あり、「複合参照」は半分固定あり&半分固定なし、こんなイメージです。 今は気にしなくていいですが、この参照機能をしっかり理解し、使いこなせるようになることで、計算式や関数をマスターし、脱初心者を目指してください。

相対参照・絶対参照・複合参照については”関数コピーのセル番地ズレを回避”の記事で詳しく解説しています。

5.[手順3]装飾して見た目を整える

データ(値や数式)が入力できたら、次は表の見た目を整えましょう。作っているのは作品ではなく資料ですので、芸術性より見やすさに重点をおきましょう。 ここでは、「5-1.罫線(枠)を引く」「5-2.見出しを目立たせる」「5-3.データの書式を整える」「5-4.タイトルを目立たせる」「5-5.セルの高さや幅を調整する」などで見やすい表にします。

5-1.罫線(枠)を引く(細い罫線→太い罫線)

まずは、表の枠線(エクセルでは”罫線”と呼びます)を引きたい範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

罫線を引きたい範囲を選択する

まずは内側の細い罫線を引きます。

[ホーム]> [罫線]>[格子]

内側に細い罫線を引く

次に、選択範囲は変えずそのままで、外側の太い罫線を引きます。

[ホーム]> [罫線]>[外枠太線罫]

外側の太い罫線を引く

5-2.見出しを目立たせる

次に、見出しを目立たせるために、見出しの範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H2セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]>[左手で【Ctrl】を押しながらA2セルをクリック]>[A9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

出しの範囲を選択

見出しを装飾します(文字の中央揃え、太文字、塗りつぶしの色(基本色25%)、フォントの色(白)などを設定)。

見出しを装飾

5-3.データの書式を整える(小数点、カンマなど)

データ部と、合計&平均の集計部の区分け線(太罫)を追加します。

5-3-1.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

先ずは横罫線。A7~H8セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_横

5-3-2.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

次は縦罫線。F2~G9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_縦

5-3-3.集計部の小数点位置を設定

次に小数点位置を揃えます(小数点以下第一位まで表示)。A9~H9、H3~H9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[表示形式]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加

5-4.タイトルを目立たせる

タイトルにする範囲(セルA1~H1)を選択します。ここで表の幅いっぱいに選択するのがコツです。

タイトルにする範囲を選択

タイトルにする範囲(セルA1~H1)が選択できたら、

[ホーム]>[セルを結合して中央揃え]

これでひとつのセルに結合され、文字が中央に揃います。更に[フォント]を大きくして目立たせます(20ポイント程度がおすすめです)。

フォントを大きくする

5-5.セルの高さや幅を調整し、フォントを設定する。

シートの全セルを選択します。A列の左、1行目の上にある[▲]をクリックすると全セルが選択できます。

全セルを選択する

A列とB列の間にある線をつかんでドラッグし、列の幅を調整する(幅10.00(85ピクセル))。

列の幅を調整する

1行目と2行目の間にある線をつかんでドラッグし、行の高さを調整する(幅25.50(34ピクセル))。

行の高さを調整する

フォントも設定するといいでしょう。明朝系は見にくいので、ゴシック系を設定しましょう。個人的なおすすめは「MS UI Gothic」です。

フォントを設定する
  • フォント名にPが付いた書体(例えば、”MS Pゴシック”、”MS P明朝”)を選ぶのはやめましょう。 印刷時に文字がはみ出て印刷されない(消える)トラブルが発生してしまいます。

6.[手順4]用紙に印刷する

6-1.印刷範囲の設定

[印刷する範囲を選択]>[ページレイアウト]>[印刷範囲]>[印刷範囲の設定]

印刷範囲の設定

6-2.ページ設定

ページ設定のメニューは以下のボタンをクリックすると出てきます。

ページ設定

[ページ]>[印刷の向き][拡大縮小印刷]を設定します。

[ページ]タブ

[余白]タブで[上下左右]の余白を設定し、[ページ中央]の水平/垂直にチェックします。

[余白]タブ

6-3.印刷プレビューと調整

印刷プレビューと印刷ボタンで印刷プレビューを確認します。

印刷プレビューを確認

印刷プレビューを見ながら必要な調整をします。

印刷を調整

6-4.印刷

印刷ボタンを押すとプリントアウトされます(事前にプリンターが使えるようにドライバーのインストールが必要)。

プリントアウト

7.[手順5]データを保存する

7-1.名前を付けて保存

[ファイル]>[名前を付けて保存]>[場所][ファイル名]を指定

名前を付けて保存

ちなみに、エクセルファイル名の後ろに付く「拡張子」は、昔のエクセル(ver.2003以前)で作ると「.xls」、最近のエクセル(ver.2007以降)で作ると「.xlsx」となります。

8.完成

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

作ってみて何分かかりましたか?初めてだと一時間以上かかったと思います。もう一度作ってみると半分の時間で出来ます。

出来上がったシートを含むエクセルファイルもサンプルを提供しますので、ダウンロードしてご自身のパソコンでどう作っているかを勉強してみてください。

ダウンロード

基本的な表の作り方を覚えたら次は”関数”の番です。よく使う関数を覚えて様々な表が作れるようになりましょう。

良く使う関数については”良く使う関数の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

この記事は以上です。最後までご覧頂き、ありがとうございました。

コラム【25】 コラム

格安SIM(iijmio)+SIMフリースマホ(iPhone XS 64GB)

新型iPhoneも格安SIMで運用

2018年9月21日に新しいiPhone(iPhone XS、iPhone XS MAX)が発売になりました。 私は約4年弱の間 iPhone 5s 16GB を使ってきたのですが、さすがにバッテリーがダメになり、16GBのストレージでは容量不足で、動作もイライラすることが多くなり、最新のiPhone XS 64GBを予約(2018年9月14日)にしました。

新型iPhoneXSも格安SIMで運用

iPhone 本体はネットでAppleから購入しSIMフリーのiPhoneになります。通信キャリアは以前から使用しているiijmioの音声通話付きSIMです。 これで3大キャリアと契約するよりも安く運用できるので、家族全員でSIMフリーのiPhoneと格安SIMのiijmioで運用しています。

一台でどれだけ安く運用出来ているかですが、 例えば、3代キャリアの代表であるdocomoでiPhoneXS(64GB)を購入し、シンプルプラン+ベーシックパック(3GB)のプランにした場合、8,168円×24か月=206,832円の費用が掛かります。 一方、AppleStoreでiPhoneXS(64GB)を購入し、iijmioの音声通話付き3GBのプランにした場合、121,824円+1,728円×24か月=163,296円の費用で済みます。

差額は43,536円/24か月=毎月1,814円も安くなります。家族3人分なら毎月5,442円もお得です。

iPhone XS のレビュー

iPhone XS を一週間使ったレビュー

大きさや重さは気になるか?

画面の大きさはすぐに慣れます。老眼が入ってきているので文字が大きくなったのはとても助かります(これが購入の一番の意図だったりしますwww)。 本体の大きさは大人の男性であれば許容できるサイズで、手の大きくない私でも持ちづらいということはありません。重さはずっと持っていると正直ずっしり重く感じてきます。 又、上着のポケットへの出し入れがしにくくなり、重みで上着に負担がかかって肩がこりやすくなりました。

ホームボタンが無いのは不便か?

iPhone XSでホームボタンが無い時間を1週間過ごしましたが、正直ホームボタンを押すのは無駄というか面倒でホームボタンって不要です。 iPhone 5sでは、小指で本体の裏面を抑えた状態で、親指でホームボタンを押していましたが、長い間この操作をしていたので小指の第一関節あたりが腱鞘炎になっていました。 iPhone XSになってからは、画面下部を上へスワイプすることでホームに戻れるようになったので、これで腱鞘炎も治ると思います。

Face IDの使い勝手は?

事前準備で顔を登録するのは指紋を登録するよりも簡単でした。iOS12から2種類の顔が登録できるようになり、さらに使い勝手が向上しました。但しマスクをした状態では登録することが出来ませんでした。 Face IDによるロック解除ですが、暗い部屋のベッドに横たわった状態でも余裕で認識できます。又、目を閉じた状態や薄目を開いた状態ではロック解除できません。 ロック解除のレスポンスもスピーディーで一瞬で認識するのでストレスゼロです。但しiPhoneをテーブルに置いた状態では顔認識できません。カメラと顔が大体正面に無いとFace IDで顔認識されません。

画面上部のノッチは気になるか?

画面上部のノッチですが、Face IDや自撮りカメラの為に画面を遮る形ででっぱってますが、画面を見ているときに上部に視線がいかないのか、出っ張りが全く気になりません。 他者からはカッコ悪いと不評ですが、使っている私はそうは思っていません。逆に”ノッチがないiPhoneは古い”と思われてしまう日がそう遠くないうちに訪れるでしょう。

iPhone X 用ケースは使えるか

本体の長さ、幅、厚みはiPhone XとiPhone XSはピッタリ同じサイズですが、背面カメラの位置が右に約1mm、下に約1mm程度ズレています。 ケースによっては干渉して使えない可能性がありますので、できればiPhone XS用と書かれたケースの購入をおすすめします。 私はiFace First Classケース(iPhone X/XS用)を購入したのですが、なんとか使えてます(撮影時のケラレ防止の樹脂部品とiPhoneのカメラの出っ張りが干渉してます)。

動作は早くなったか?

iPhone 5sからiPhone XSへと6世代もハードウェア(CPUやGPU)が新しくなり、搭載されたメモリも1GB→4GBと大幅に強化され、動作はキビキビ・サクサク・ニュルニュル動きます。 ポケモンgo、鉄拳、みんゴル、ツムツム、ポケ森、等のゲームもストレスなく動いて快適です。

ストレージは64GBで足りるか?

上記に記載したように様々なゲームをインストールし、Amazon prime videoで動画をダウンロードしてあります(20本/4.7GB)が、現在、容量64GBに対して25.8GBの約40%使用しています。 これから写真を撮ると容量が減っていくかもしれませんが、マジでとる時は一眼レフを使いますし、動画には興味がありませんので、残りの60%で余裕だと思います。 又、iCloudストレージも5GB(無料)→50GB(130円/月)に容量アップしてあるので、当分の間、ストレージ不足はないでしょう。

バッテリーの残量が%表示されてないのは不便か?

これはNGです。小さい文字でもいいのでパーセント表示可能なオプションを追加してほしいです。ソフト的な変更で出来るので、ユーザー皆でAppleに要望しましょう。 通知画面やコントロール画面を出せばバッテリー残量がパーセント表示できるのですが、いちいち表示させるのは面倒です。