初心者さん向け
エクセルで表を作る手順
(早い・簡単・わかる)

この記事は約9分で読むことができます。

2016-02-24 2018-06-18

  • キーワード
  • Excel
  • 使い方
  • 作成
  • 簡単
  • 手順
  • 初心者

この記事ではエクセルで表を作る早くて簡単な表の作成方法を解説します。「どんな手順で進めるの?」「何から始めればいい?」と悩むことが多いと思います。 そんな初心者さんに向けエクセル MOS上級を保有し20年以上ほぼ毎日エクセルを使うExcelマスター”ヒサ”が解説。

1.完成形(成績表を作る)

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

エクセルで表を作成する簡単な手順を説明しますが、完成形はこのような表です。 今回は”成績一覧表”を例に説明しますが、表の作り方のどれでも基本的には一緒です。

まずは、簡単な表を作って、エクセルの基本的な操作方法を覚えましょう。 慣れれば、真っ白な状態から15分程度で作成できるようになります。

2.表を作る基本的な手順

エクセルで表を作成する手順を大きく「5つ」に分けて考えてください。 この各々の手順をひとつひとつ図解しながら丁寧に解説します。 今回は「テストの成績表」を例にしています。

  • [手順1]新規ファイル(ブック)を準備する
  • [手順2]データ(値)をセルに入力する
  • [手順3]装飾する(見た目を整える)
  • [手順4]用紙に印刷する
  • [手順5]ファイル(ブック)を保存する

3.[手順1]新規ファイル(ブック)を準備する

まず初めにエクセルを起動して、まっさらなシートを作ります。 これは文房具屋から新しいノートを買う事に似ています。

3-1.エクセルを起動し新規ファイル作成

まずはエクセルを起動します。”X”マークが付いた緑色のアイコンがエクセルのアプリケーションです。これをクリックします。(どれでもOKです)

エクセルを起動する

エクセルを起動して新規ファイル(空白のブック)を作成します。 「空白のブック」以外にも色々な様式がありますが、空白のブックは「まっさらな白いノート」なので一番扱いやすいです。

新規ファイル(空白のブック)

「空白のブック」を作成すると、空白のシートが1枚以上含まれます。シートの挿入(追加)、削除、移動、コピーは、シート名(この場合、「Sheet1」か「Sheet2」か「Sheet3」)を右クリックすればメニューが出てきます。

新規ファイルにはシートが含まれる。挿入、移動、コピー、削除は、シート名を右クリックからのメニューで出来る。
  • エクセルの”ブック”は、パソコン上では一つの”ファイル”として扱われます。

4.[手順2]データ(値)をセルに入力

空白のブックが出来たら、タイトル、見出し、値を入力し、計算式(合計値、平均値)を入力します。 見た目は、次の[手順3]装飾する(見た目を整える)で行いますので、まだここではおこないません。

4-1.タイトルを入力

まずはタイトルです。タイトルは一番左上のセル(A1)に入力しましょう。 タイトルを読めば、その内容がわかるようなものにするのが良いタイトルです。 (ちなみに「A列」と「1行目」を細くして余白に使う方がいますが、これをやるのはエクセルの初心者の方が多い気がします。余白を「A列」や「1行目」で作るのはオススメしません。)

  • ×:テスト集計
  • ○:3年B組 2020年1学期 中間テスト集計
タイトルを入力

「セル」はエクセルの中で一番小さい単位の四角のマスのことです。 この中に、英数字、日本語、文章、計算式などを入力できます。 エクセルの単位は大きい方から順に以下のような順です。

ブック(ファイル)>シート(ワークシート)>セル(マス)

ひとつのブックは複数のシートからなり、ひとつのシートは複数のセルからなります。

4-2.見出しを入力する

タイトルの入力が出来たら、その下の行(2行目)に見出し(項目)を入力しましょう。 見出しは各列の内容を表す言葉を入れましょう。よく考えて他の列を同じにならないようなワードを選んでください。

見出しを入力する

ちなみに「行」は横方向のかたまり(1行、2行、3行、4行...)、「列」は縦方向のかたまり(はA列、B列、C列、D列...)です。 行や列は限界があります、かなり大きな表が作れますので、初心者のうちは、まったく気にする必要はありません。

最大行数と最大列数を確認するには以下の方法で、右下のセルを選択すると確認できます。

[A1セルを選択]>[Ctrl]+[→]>[Ctrl]+[→]

これでシートの一番右下のセルが選択されます。

シートの一番右下のセル

セル番地”XSD1048576”が一番右下のセルです。

行と列に関しては”行列どっち?行数限界と列数限界”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

ちなみにA1セルに戻る方法は以下です。 これでA1セルに無事に戻れたはずですw左上→右下→左上と飛んでますが、これはエクセルのショートカットキーを使っています。

[Ctrl]+[←]>[Ctrl]+[↑]

4-3.値を入力

見出しが入力出来たら、実際の値を入力していきます。この場合の入力のコツは、横方向(各個人毎に)に入力するのが間違いが少なくてすむでしょう。

画像の様に名前を50音順に並べておく必要はありません。(並べ替え(ソート機能)」を使えば、一瞬のうちに並び替えが出来ます。 (パソコンの能力にもよりますが、それなりのパソコンであれば、本当に早すぎて瞬きすると見逃すレベルです。時間がかかるようなら新しいパソコンの購入をおすすめします。)

ソート機能については”ソートのやり方、行の並び替え”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

値を入力

ちなみにセルの移動ですが、【Enter】で「下」に、【Tab】で「右」に移動できます。又、【Enter】よるセルの移動方向は設定を変更し、上下左右の中から任意に変更が出来ます。

[ファイル]>[オプション]>[詳細設定]>[エンターキーを押したら、セルを移動する]オン>[方向]を上下左右から選択する>[OK]ボタン

エンターキーを押したら、セルを移動する方向を上下左右から選択する

4-4.合計や平均を計算

値の入力が終わったら計算式を入力します。計算式はエクセルに用意されている「関数」を使うのが便利です。

エクセルに用意されている関数については”Excel関数リスト”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

今回は合計を求める「SUM関数」と、平均を求める「AVERAGE関数」を使います。

  • エクセルの関数は半角英数字で入力してください(一部、全角を使う場合もあります。その時に説明します。)。

4-4-1.SUM関数

SUM関数は、カッコ内で指定したセル範囲の合計値が、自動で計算される関数です。

SUM関数については”SUM関数”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

各生徒別の5教科の合計点を求めるために、G3セルに

=SUM(B3:F3)

と入力すれば、青木さんの5教科の合計点が計算されます。

教科の合計点をSUM関数で計算する

次に、B8セルに

=SUM(B3:B7)

と入力すれば、クラス全員(5人分)の”国語”の合計点が計算されます。

クラス全員の合計点をSUM関数で計算する

4-4-2.AVERAGE関数

AVERAGE関数は、カッコ内で指定したセル範囲の平均値が、自動で計算される関数です。

AVERAGE関数については”AVERAGE関数”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

各生徒別の5教科の平均点を求めるために、H3セルに

=AVERAGE(B3:F3)

と入力すれば、青木さんの5教科の平均点が計算されます。

教科の平均点をAVERAGE関数で計算する

次に、B9セルに

=AVERAGE(B3:B7)

と入力すれば、クラス全員の国語の平均点が計算されます。

クラス全員の平均点をAVERAGE関数で計算する

計算式の入ったセルをコピーして他のセルにも貼り付けます。同じ色のセルに貼り付けるようにしてください(見やすいように色を付けてあります。皆さんは色を付ける必要ありません)。

計算式を入力
コピー元のセル番地貼り付け先のセル番地
B8C8、D8、E8、F8
B9C9、D9、E9、F9
G3G4、G5、G6、G7、G8、G9
H3H4、H5、H6、H7、H8、H9
上記のセルを選んで【Ctrl】+【C】上記のセルを選んで【Ctrl】+【V】

このコピーと貼り付けをすると、合計点と平均点は、計算の対象となる参照先のセルが自動で調整されます。この機能を「相対参照」と呼びます。

相対参照については”関数コピーのセル番地ズレを回避”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

5.[手順3]装飾する(見た目を整える)

データ(値)が入力できたら、次は見やすい表に整えましょう。作品ではありませんので、芸術性よりも見やすさに重点をおいて整えましょう。 ここでは、「5-1.罫線(枠)を引く」「5-2.見出しを目立たせる」「5-3.データの書式を整える」「5-4.タイトルを目立たせる」「5-5.セルの高さや幅を調整する」などで見やすい表にします。

5-1.罫線(枠)を引く(細い罫線→太い罫線)

まずは、表の枠線(エクセルでは”罫線”と呼びます)を引きたい範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

罫線を引きたい範囲を選択する

まずは内側の細い罫線を引きます。

[ホーム]> [罫線]>[格子]

内側に細い罫線を引く

次に、選択範囲は変えずそのままで、外側の太い罫線を引きます。

[ホーム]> [罫線]>[外枠太線罫]

外側の太い罫線を引く

5-2.見出しを目立たせる

次に、見出しを目立たせるために、見出しの範囲を選択します。

[A2セルをクリック]>[H2セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]>[左手で【Ctrl】を押しながらA2セルをクリック]>[A9セルまでドラッグ]>[マウスの左クリックから指を離す]

出しの範囲を選択

見出しを装飾します(文字の中央揃え、太文字、塗りつぶしの色(基本色25%)、フォントの色(白)などを設定)。

見出しを装飾

5-3.データの書式を整える(小数点、カンマなど)

データ部と、合計&平均の集計部の区分け線(太罫)を追加します。

5-3-1.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

先ずは横罫線。A7~H8セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_横

5-3-2.データ部と集計部の区切りの”縦”罫線を引く

次は縦罫線。F2~G9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[罫線]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加_縦

5-3-3.集計部の小数点位置を設定

次に小数点位置を揃えます(小数点以下第一位まで表示)。A9~H9、H3~H9セルを選択し、以下の方法でセルの書式設定を呼び出し、

【Ctrl】+【1】

[表示形式]タブを選択し、以下の様に罫線を設定します。

区分け線(太罫)を追加

5-4.タイトルを目立たせる

タイトルにする範囲(セルA1~H1)を選択します。ここで表の幅いっぱいに選択するのがコツです。

タイトルにする範囲を選択

タイトルにする範囲(セルA1~H1)が選択できたら、

[ホーム]>[セルを結合して中央揃え]

これでひとつのセルに結合され、文字が中央に揃います。更に[フォント]を大きくして目立たせます(20ポイント程度がおすすめです)。

フォントを大きくする

5-5.セルの高さや幅を調整し、フォントを設定する。

シートの全セルを選択します。A列の左、1行目の上にある[▲]をクリックすると全セルが選択できます。

全セルを選択する

A列とB列の間にある線をつかんでドラッグし、列の幅を調整する(幅10.00(85ピクセル))。

列の幅を調整する

1行目と2行目の間にある線をつかんでドラッグし、行の高さを調整する(幅25.50(34ピクセル))。

行の高さを調整する

フォントも設定するといいでしょう。明朝系は見にくいので、ゴシック系を設定しましょう。個人的なおすすめは「MS UI Gothic」です。

フォントを設定する
  • フォント名にPが付いた書体(例えば、”MS Pゴシック”、”MS P明朝”)を選ぶのはやめましょう。 印刷時に文字がはみ出て印刷されない(消える)トラブルが発生してしまいます。

6.[手順4]用紙に印刷する

6-1.印刷範囲の設定

[印刷する範囲を選択]>[ページレイアウト]>[印刷範囲]>[印刷範囲の設定]

印刷範囲の設定

6-2.ページ設定

ページ設定のメニューは以下のボタンをクリックすると出てきます。

ページ設定

[ページ]>[印刷の向き][拡大縮小印刷]を設定します。

[ページ]タブ

[余白]タブで[上下左右]の余白を設定し、[ページ中央]の水平/垂直にチェックします。

[余白]タブ

6-3.印刷プレビューと調整

印刷プレビューと印刷ボタンで印刷プレビューを確認します。

印刷プレビューを確認

印刷プレビューを見ながら必要な調整をします。

印刷を調整

6-4.印刷

印刷ボタンを押すとプリントアウトされます(事前にプリンターが使えるようにドライバーのインストールが必要)。

プリントアウト

7.[手順5]ファイル(ブック)を保存する

7-1.名前を付けて保存

[ファイル]>[名前を付けて保存]>[場所][ファイル名]を指定

名前を付けて保存

ちなみに、エクセルファイル名の後ろに付く「拡張子」は、昔のエクセル(ver.2003以前)で作ると「.xls」、最近のエクセル(ver.2007以降)で作ると「.xlsx」となります。

8.完成

エクセルで表を作る簡単な手順の完成形

作ってみて何分かかりましたか?初めてだと一時間以上かかったと思います。もう一度作ってみると半分の時間で出来ます。

出来上がったシートを含むエクセルファイルもサンプルを提供しますので、ダウンロードしてご自身のパソコンでどう作っているかを勉強してみてください。

ダウンロード

基本的な表の作り方を覚えたら次は”関数”の番です。よく使う関数を覚えて様々な表が作れるようになりましょう。

良く使う関数については”良く使う関数の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してください。

同じカテゴリの記事