表を作る簡単な手順

エクセルで表を作る手順を解説します。「早くて」「簡単な」表の作成手順です。 特に初心者の方は、どんな手順で進めれば良いのか迷うことが多いと思いますので、わかりやすい解説を目指します。

表を作る簡単な手順

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おおまかな手順

エクセルで表を作成する手順を大きく「5つ」に分けて考えてください。 この各々の手順をひとつひとつ図解しながら丁寧に解説します。 今回は「テストの成績表」を例にしています。

[手順1]新規ファイル(ブック)の作成

まず初めにエクセルを起動して、まっさらなシートを作ります。 これは文房具屋さんから、新しいノートを買ってくるような事に似ています。

1-1 エクセルを起動し新規ファイル作成

エクセルを起動して、新規ファイル(空白のブック)を作成します。空白のブックは、パソコン上では一つのファイルになります。

「空白のブック」以外にも色々な様式がありますが、空白のブックは「まっさらな白いノート」なので一番扱いやすいです。(「空白のブック」を作成すると、空白のシートが1枚以上含まれています。シートのコピー、追加、削除はシート名の右クリックからいつでも可能です。)

新規ファイル(空白のブック)

[手順2]データ(値)をセルに入力

空白のブックが出来たら、タイトル、見出し、値などの「データ」を入力します。
データの入力が出来たら、合計値、平均値などの「計算式」を入力します。

見た目を整える「装飾」は、次の[手順3]で行いますので、ここではまだ行いません。

2-1 タイトルを入力

まずはタイトルです。タイトルは一番左上のセル(A1)に入力しましょう。
(「A列」と「1行目」を細くして余白に使う方がいますが、おすすめしません)
タイトルは、それを見ただけで何が書いてあるか認識できるものが良いです。

タイトルを入力

ちなみに「セル」とはエクセルの中で一番小さい単位の四角のマスのことです。
この中に、英数字、文、計算式などを入力できます。
エクセルの単位は大きい方から順に[ブック]>[シート]>[セル]です。
ひとつのブックは複数のシートからなり、ひとつのシートは複数のセルからなります。

2-2 見出しを入力

タイトルの入力が出来たら、その下の行(2行目か3行目)に見出しを入力しましょう。
見出しは列の内容を表す言葉を入れるべきでしょう。よく考えて他の列をかぶらない言葉を入れてください。

見出し項目を入力

ちなみに「行」は横方向のかたまり(1行、2行、3行、4行...)です。
「列」は縦方向のかたまり(はA列、B列、C列、D列...)です。

Ver2003までは、最大行数が65535行、最大列数が256列です。
Ver2003以降は、最大行数1,048,576行/最大列数16,384列です。

2-3 値を入力

見出しが入力出来たら、実際の値を入力していきます。 入力のコツとしては、横方向(各個人毎に)に入力していく方が、間違いが少ないでしょう。

画像の様に名前を50音順に並べておく必要はありません。 ここでは説明しませんが「ソート機能」で一瞬で並び替えが出来ます。

データを入力

ちなみにセルの移動ですが、Enterキーで「下」に、Tabキーで「右」に移動できます。
Enterキーによるセルの移動方向は自分で変更することが出来ます。
[ファイル]>[オプション]>[詳細設定]>[エンターキーを押したら、セルを移動する]をオンにし
[方向]を上下左右から選択する>[OK]ボタン これでセルの移動方向が変えることが出来ます。

2-4 合計や平均を計算

値の入力が終わったら計算(計算式)を入力します。計算はエクセルに用意されている「関数」を使うのが便利です。合計を求める「Sum関数」、平均を求める「Average関数」を使います。

※関数は全て半角英数字で入力してください。

Sum関数

Sum関数は、カッコ内で指定したセル範囲の合計値が、自動で計算できます。
G3セルに「=SUM(B3:F3)」と入力すれば、青木さんの合計点が計算されます。
B8セルに「=SUM(B3:B7)」と入力すれば、国語の合計点が計算されます。

Average関数

Average関数は、カッコ内で指定したセル範囲の平均値が、自動で計算できます。
H3セルに「=AVERAGE(B3:F3)」と入力すれば、青木さんの平均点が計算されます。
B9セルに「=AVERAGE(B3:B7)」と入力すれば、国語の平均点が計算されます。

計算式の入ったセルの右下にマウスを合わせると十字になるので、この十字をコピーしたいセルの方向にドラッグすれば計算式がコピーされます。

計算式を入力

[手順3]装飾する(見た目を整える)

データ(値)が入力できたら、次は見た目を整える「装飾」を行います。 装飾は好みもあると思いますので、各々センス良く設定・調整してください。 ここでは、罫線を引く、見出しを目立たせる、データの書式を整える、タイトルを目立たせる、セルの高さや幅を調整する、などを行い見やすい表にします。

3-1 罫線を引く(細い罫線→太い罫線)。

罫線を引きたい表の範囲を選択します。
A2セルをクリックし、H9セルまでドラッグして離します。

表の範囲を選択

まずは内側の細い罫線を引きます。[ホーム]> [罫線]>[格子]。

内側の細い罫線を引く

選択はそのままで、次に外側の太い罫線を引きます。[ホーム]> [罫線]>[外枠太線罫]。

外側の太い罫線を引く

3-2 見出しを目立たせる。

見出しを目立たせるために、見出しの範囲を選択します。
A2セルをクリックしH2セルまでドラッグして離し、左手で[Ctrlキー]を押しながらA2セルをクリックしA9セルまでドラッグして離します。

見出しの範囲を選択

見出しを装飾します(文字の中央揃え、Bボタンによる太文字、塗りつぶしの色、フォントの色などを設定)。

見出しを装飾

3-3 データの書式を整える(小数点、カンマ、金額など)。

太罫によるデータと集計(合計・平均)の区分け線の追加、小数点位置を揃える(小数点以下第一位)を設定します。

データの書式を整える

3-4 タイトルの書式を整える

タイトルにする範囲(セルA1〜H1)を選択します。表の幅いっぱいに選択することがコツです。

タイトル範囲を選択

[ホーム]>[セルを結合して中央揃え]ひとつのセルに結合され、文字が中央に揃います。
[フォント]を大きく(20ポイント程度)して目立たせる。

セルを結合しフォントを大きくする

3-5 セルの高さや幅を調整する

シートの全セルを選択します。A列の左、1行目の上にある[▲]をクリックすると全セルが選択できます。

全セルを選択

A列とB列の間にある線をつかんでドラッグし、列の幅を調整する(幅10.00(85ピクセル))。

列の幅を調整

1行目と2行目の間にある線をつかんでドラッグし、行高さを調整する(幅25.50(34ピクセル))。

行高さを調整

[手順4]用紙に印刷

4-1 印刷範囲の設定

印刷したい範囲を選択する>[ページレイアウト]>[印刷範囲]>[印刷範囲の設定]

印刷範囲の設定

4-2 ページ設定

ページ設定のメニューは以下のボタンをクリックすると出てくる。

ページ設定

[ページ]タブで[印刷の向き]と、[拡大縮小印刷]を設定する。

[ページ]タブ

[余白]タブで[上下左右]の余白と、[ページ中央]の水平・垂直にチェックする

[余白]タブ

4-3 印刷プレビューと調整

印刷プレビューボタンで印刷プレビューを確認する

印刷プレビューを確認

印刷プレビューを見ながら必要な調整をする

印刷を調整

4-4 印刷

印刷ボタンを押すとプリントアウトされます(事前にプリンターが使えるようにドライバーのインストールが必要)。

プリントアウト

[手順5]データを保存

5-1 名前を付けて保存

ファイル>名前を付けて保存>場所とファイル名を指定

名前を付けて保存

ちなみに、エクセルファイル名の後ろに付く「拡張子」は、昔のエクセル(ver97-2003)で作ると「.xls」、最近のエクセル(ver2007以降)で作ると「.xlsx」となります。

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