エクセル初心者さんは
これを知らないとまぁ困る
関数の基礎知識

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2018-06-18

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エクセルの関数の初心者さんは「関数を使おうとしたけど難しかった」「関数ってよく分からなくて苦手だな」「関数って名前から数学的で大嫌い」こう思っていませんか? これは関数を使う前の"大事な基礎知識"や"重要なポイントの理解"が不足しています。この記事ではエクセルの関数を使う前に必要な基礎知識を初心者さんにもわかるようにやさしく・詳しく解説します。

1.エクセルの関数とは?

エクセルの関数とは、エクセルにあらかじめ用意された便利な機能の一つです。 他の方が作ったエクセルのファイルで以下のような文字・記号・数値が並んでるの見たことありませんか?

=SUM(A10:A20)

これがエクセルの関数です。これは合計を求めるSUM関数です。エクセルの画面上部にある"Σ"(シグマ)の記号でお馴染みの関数です。

関数を使うのにあなたは以下の2点を指示します。

  • ①答えを表示させたいセルに関数を指定する
  • ②関数に必要な情報(引数)を指定する

たったこれだけで、あなたが求める答えを関数は返してくれます。

複雑な計算するのに四則演算などを組み合わせて自分で考える必要はありません。"関数名"と関数に必要な情報"引数"を指定するだけで、複雑な計算をしてくれるのがエクセルの関数です。 チョット大袈裟な例えかもしれませんが、関数はあなたの願いを叶えてくれる”ドラえもん”や”自動販売機”又は”魔法の箱”と考えて貰っても大丈夫です。

1-1.関数の働きを図解してみる

関数はあなたの願いを叶えてくれる”ドラえもん””自動販売機””魔法の箱”とお伝えしましたが、これを図にしてみると以下の様になります。この関係性が理解出来れば、関数が使えるようになります。

エクセルの関数の働きを図解

エクセルには関数が沢山用意されています。カテゴリに分かれていますが、それでも多くて、全てを覚えるのは大変ですし、その必要もありません。 エクセルの達人でも全ての関数詳細を知っている人はおそらくいないでしょう。特によく使う関数は"一部の関数"で、以下の記事で詳しく説明していますので、よければこちらの記事をご覧下さい。

初心者さんが知っておきたい関数は”エクセルでよく使う関数7選”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

1-2.関数のどこが便利か?

例えば平均値を求めるAVERAGE関数がエクセルに用意されています。そこであなたがこのAVERAGE関数を「知らない場合」と「知っている場合」で計算する方法を比較してみます。

1-2-1.AVERAGE関数を”知らない”場合

=(対象1+対象2+対象3+...対象n)/n

と指定します。平均を求める対象が100個あれば、長い足し算を指定する必要があり、更に対象が幾つあるのか数える必要があります。

1-2-2.AVERAGE関数を”知っている”場合

=AVERAGE(対象1:対象n)

と指定します。平均を求める対象が100個でも1,000個でも10,000個でも長い足し算を指定する必要はなく、更に対象が幾つあるのか数える必要もありません。 このように式の指定や変更時のメンテナンスが簡単で楽なのが関数の便利な所です。

1-3.関数のパワーアップと限界

1-3-1.関数のパワーアップ

関数は単体でも充分に役立ちますが、複数の関数を組み合わせることで、複雑で面倒な計算にも対応できます。 これにはロジックを考える必要もありますので、処理のフローを図で表す訓練をするのがおすすめです。 複数の関数を組み合わせる「入れ子」や「ネスト」があるのですが、上級者向けなのでこの記事では説明しません。

1-3-2.関数の限界

エクセルの関数は「同じ手順で繰り返し行なう処理」は出来ません。この様な繰り返し作業の自動化は「マクロ」や「VBA」で実現します。 マクロは実際の作業を「記録」する事でエクセルがその作業を覚えて、「再生」させると記録した作業を何度でも実施してくれます。 マクロはその裏でVBAというプログラム言語で記録されています。これを繰り返し処理するようにカスタマイズすれば、作業が自動でできる様になります。 ?

マクロやVBAについては”エクセルのマクロとは?”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

2.関数を指定する方法

2-1.関数を指定する場所

関数を指定する場所は、あなたが答えを求めて表示したいセルです。これはエクセルのシート内のセルであれば、どのセルでも、どのシートでも、指定が出来ます。 しかし、初心者さんは引数になるデータが入ったセルと、関数の答えを表示したいセルは同じシートにするのが無難です。

2-2.関数の宣言

関数を使用する場合「これから関数を指定するよ」と宣言する必要があります。 その宣言は関数の名前の前に付ける半角文字の”=(イコール記号)”です。 =の入力は【Shift】+【ほ】です。これはWindowsパソコンでもMacパソコンでも同様です。

先頭文字に半角文字の=(イコール)を指定することで「これから関数を指定するよ」とあなたからエクセルへ教えてあげる事ができます。 関数だと教えてもらったエクセルは、あなたの指示通りに、関数の計算結果を返します。

ちなみに他のアプリケーションとの互換性を考慮して=(イコール)の代わりに@(アットマーク)を使うことも可能です。 これは1995年頃、エクセルの前に流行った「Lotus1-2-3(ロータス ワン・ツー・スリー)」という表計算ソフトウェアがありました。 Lotus1-2-3で関数を宣言する場合”@関数名”と指定していたので、後発であるエクセルはLotus1-2-3との互換性を考慮して"="だけでなく"@"でも関数の宣言が可能です。

エクセルのセルに"="(イコール)や"@"(アットマーク)から始まる文字列を表示させたい場合は”=から始まる文字列をセルに入力する”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

2-3.関数の書式

関数の基本的な書き方は以下です。

=関数(引数1,引数n)

引数は関数によって無いものや複数あるものがあります。引数が2つ以上の場合は半角の,(カンマ記号)で区切ります。

例えば、A1セル~C10セルに入った数値の平均を求める場合は、以下のように指定します。

=AVERAGE(A1:C10)

例えば、D1セル~D10セルとF11セル~F20セルに入った数値の合計を求める場合は、以下のように指定します。

=SUM(D1:G10,F11:F20)

ちなみに、この中で出てきた :(コロン記号)はセル範囲を表す記号です。

3.引数とは何か?

引数とは、関数に対して指定すえう必要がある情報です。引数は関数によって不要な関数もありますし、多いものだと4つ指定する必要に関数もあります。 例えばTODAY関数は引数は不要ですが、VLOOKUP関数は引数が4つ必要です。 引数を2つ以上指定する場合は、引数を半角の,(カンマ:ヒゲ付きの点)で区切ります。.(ドット:ヒゲ無しの点)ではありませんので注意して下さい。

引数の詳細については”引数とは”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

3-1.引数に指定する参照先のセル番地の固定(絶対参照)

関数を含む計算式を他のセルにコピーや移動する場合、引数の参照先が自動で変わるのがわかると思います。これを"相対参照"と言います。 逆に、関数を含む計算式を移動やコピーしても絶対的にセル番地の参照を固定したい場合は"絶対参照"を指定することが出来ます

この引数に指定するセル番地をコピーや移動してもズレない様に固定する方法については”絶対参照&相対参照”の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

3-2.関数に指定できる文字列

関数に指定できる文字列は基本的に"半角文字"です。一部、引数に文字列を指定する場合などでは"全角文字"を指定する場合もありますが、基本は半角文字と覚えて下さい。 文字の全角と半角は文字入力のモードを切り替えることで半角?全角を切り替えることができます。

3-2-1.全角・半角の切り替え方

  • ①Windowsの場合はキーボード左上の”全角/半角”ボタンで切り替えができます。
  • ②Macの場合はキーボード下の”かな”/”英数”ボタンで切り替えができます。

また、日本語入力モードで全角文字を入力したとしても入力確定前であれば、キーボードの"F10"キーで全角文字を半角文字へ一括変換できます。 更に、エクセルは頭が良く、気が利くので、全角文字を指定しても入力確定時、全角文字は自動で半角文字に修正してくれる場合もあります。

3-3.引数に全角文字を指定する方法

引数に文字を指定する場合は、"指定文字列"と”(ダブルクオーテーション記号)で文字の前後を括ります。 例えば条件によって「合格」または「不合格」と表示する場合(これはIF関数をいうのを使うと出来ます)などです。

=if(A1>=50,"合格","不合格")

4.計算されない場合の対策

エクセルの関数を入力してもあなたの意図に反してエクセルが計算してくれない場合があります。その場合は以下を確認してみましょう。

4-1.パターンA(計算式がセルにそのまま表示される)

あなたが指定した関数を含む計算式が、セルにそのまま表示され、計算結果が求められない場合。

計算式がセルにそのまま表示される原因

セルの書式設定が"文字列"に設定しているので、指定した関数が文字列と勘違いされている。

計算式がセルにそのまま表示される対策

セルの書式設定を”文字列”から”標準”に設定しなおすと、文字列ではなく関数として認識してくれるので計算結果を表示してくれます。

4-2.パターンB(計算結果が更新されず答えが前のまま)

計算結果が更新されず新しく反映されない場合(答えが前のまま)

計算結果が更新されず答えが前のままの原因

エクセルのオプションで"手動計算"に設定しているので、自動で計算が行われません。

計算結果が更新されず答えが前のままの対策

エクセルのオプションでは自動計算がデフォルトですが、何らかの理由で手動計算に設定している場合があります。自動計算に設定しなおすか、手動計算のままにしておきたい場合は【F9】キーを押し再計算させ計算結果を更新します。

4-3.パターンC(エラーが表示される)

#N/A、#VALUE!、#NUM!、#REF!、#DIV/0!、#NULL!、#NAME?などのエラーが表示されている。

エラーが表示される原因

表示されているエラー毎に原因は違います。

エラーが表示される対策

エラー毎にその対策方法は違います。

エクセルで発生するエラーについては #N/A#VALUE!#NUM!#REF!#DIV/0!#NULL!#NAME?、 の記事で詳しく解説していますので、良ければそちらを参照してみてください。

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